Modèle de carnet d’entretien de copropriété en PDF et en Word

Le carnet d’entretien en copropriété est le document de suivi de l’immeuble établi et actualisé par le syndic. Le modèle gratuit prévu en PDF et en Word rassemble l’identité de la copropriété, les assurances, les contrats, les diagnostics, les interventions et les travaux. Il facilite ainsi la gestion documentaire et le pilotage technique.

Modèle de carnet d’entretien de copropriété en Word et en PDF

Deux formats répondent à des usages complémentaires :

• Le PDF prêt à consulter facilite la lecture, l’impression, l’archivage et la transmission aux copropriétaires.
• Le document Word modifiable permet d’adapter les rubriques aux équipements et aux pratiques de gestion de chaque résidence.

Le PDF présente les mentions dans un ordre stable. La version Word sert aux actualisations successives avant la production d’un nouveau PDF. L’aperçu présenté dans cette page reprend l’identification de la copropriété, les assurances, les contrats de maintenance en copropriété, les opérations réalisées et les échéances.

La notice d’utilisation précise comment exploiter les documents sources, dater chaque révision et conserver les versions successives. La date de mise à jour du modèle doit apparaître en tête du PDF et du support Word. La version présentée ici est établie au 3 octobre 2026.

Que contient le carnet d’entretien de la copropriété ?

Mentions obligatoires

Les articles 3 et 4 du décret du 30 mai 2001 fixent les mentions à intégrer au suivi de la copropriété. Ils prévoient :

• L’adresse de la copropriété.
• L’identité du syndic en exercice.
• Les contrats d’assurance souscrits et leur date d’échéance, ainsi que la référence des contrats d’assurance dommages-ouvrage en cours.
• L’année de réalisation des gros travaux et l’identité des entreprises intervenantes.
• Les références des contrats d’entretien des équipements communs et leur échéance.
• L’échéancier du plan pluriannuel de travaux, ou PPT, adopté.

Les travaux prescrits par le diagnostic technique global, ou DTG, y sont également intégrés, en application de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Le tableau suivant donne un aperçu des principales rubriques et des pièces justificatives à conserver.

Les informations d’identification, d’assurance, de gros travaux et d’entretien relèvent des mentions réglementaires. Les diagnostics et études complémentaires répondent à un régime distinct.

Mentions facultatives

Les diagnostics techniques, les études et les mentions complémentaires peuvent être intégrés sur décision de l’assemblée générale, conformément à l’article 5 du décret. Les références de ces décisions permettent de rapprocher les opérations votées de leur exécution.

La présence facultative d’un diagnostic ou d’une étude ne doit pas être confondue avec l’intégration de l’échéancier du PPT adopté et des opérations prescrites par un DTG. Ces dernières relèvent du suivi collectif.

Champs de pilotage

Des champs complémentaires peuvent être ajoutés sans être présentés comme des exigences réglementaires. Ils servent notamment à suivre :

• L’historique des interventions et la localisation des équipements.
• Le contrat associé, le prestataire et la périodicité.
• La dernière intervention et la prochaine échéance.
• L’état de l’équipement et son niveau de priorité.
• Le coût, son incidence sur les charges et le justificatif associé.
• La référence de la décision d’assemblée générale lorsqu’elle existe.

Cette organisation permet une lecture par équipement ou par copropriété. Elle aide également le conseil syndical à rapprocher les engagements contractuels, les justificatifs disponibles et les opérations programmées.

Comment remplir le carnet d’entretien de l’immeuble ?

Une méthode commune aux syndics

Le syndic professionnel et le syndic bénévole peuvent appliquer la même méthode de gestion. L’objectif consiste à rattacher chaque mention à une source vérifiable et à préserver la chronologie des actualisations.

Le remplissage suit six étapes :

1. Identifier la copropriété, le gestionnaire et les équipements communs.
2. Rassembler les contrats, les documents d’assurance, les diagnostics, les décisions collectives et les comptes rendus d’intervention.
3. Reporter les informations dans les rubriques correspondantes du modèle.
4. Associer chaque saisie à son justificatif.
5. Indiquer la date de saisie et un repère de version.
6. Actualiser le modèle après une intervention, un changement de contrat ou une décision affectant le calendrier.

Le syndic bénévole reste soumis à la même obligation de tenue. En revanche, il n’est pas tenu de proposer un extranet de copropriété. Un support Word ou Excel convient dès lors qu’il est actualisé, conservé avec les documents sources et transmissible aux copropriétaires.

L’exemple suivant montre comment consolider plusieurs catégories sans introduire de données propres à une résidence.

Le tableau peut être tenu dans Word ou Excel, puis figé en PDF pour l’archivage. Il permet aussi de suivre les coûts, leur incidence prévisionnelle sur les charges et les priorités de maintenance. La version de référence doit rester identifiable, notamment pour passer au carnet d’entretien numérique lorsque plusieurs résidences sont consolidées dans un logiciel.

Le carnet d’entretien de copropriété est-il obligatoire ?

En France, la tenue du carnet incombe au syndic. Cette responsabilité figure à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Son contenu est fixé par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001.

Lorsqu’une copropriété adopte un PPT, son échéancier est intégré au suivi collectif. Les opérations issues d’un DTG sont également consignées selon l’article 14-2 de la loi de 1965. Le conseil syndical peut contrôler l’actualisation des mentions et leur cohérence avec les décisions prises.

Cette synthèse reste distincte du règlement de copropriété, des diagnostics et des pièces comptables. Elle ne détaille pas le calcul des charges, mais organise les éléments nécessaires au suivi de l’entretien.

Carnet du logement et droit québécois

Le suivi collectif porte sur la résidence et ses équipements communs. Le carnet d’information du logement concerne, pour sa part, certains logements dont le permis de construire a été déposé, ou dont le devis des travaux de rénovation a été accepté, à compter du 1er janvier 2023, selon le Code de la construction et de l’habitation.

La loi 16 relève du droit québécois. Elle ne constitue pas le fondement applicable à une copropriété située en France, qui reste soumise au droit français et à son décret d’application.

Comment consulter et transmettre le carnet ?

Les copropriétaires et le conseil syndical peuvent consulter le carnet dans le cadre du suivi de la copropriété. Pour un syndic professionnel, l’accès en ligne sur l’extranet est requis, sauf refus de l’assemblée générale adopté à la majorité prévue par l’article 25. Cette exigence ne s’applique pas au syndic bénévole.

La consultation et la transmission suivent un parcours simple :

1. Vérifier l’extranet de copropriété et les documents associés.
2. Demander au syndic la version actualisée en précisant l’adresse concernée.
3. Contrôler la date de mise à jour, les rubriques renseignées et les justificatifs disponibles.
4. Conserver le PDF remis avec sa date de réception.
5. Transmettre la version à jour lors d’une vente ou d’un changement de syndic.

Une demande écrite permet de conserver la trace de la démarche :

Objet : demande du carnet d’entretien de l’immeuble

Madame, Monsieur, je vous remercie de bien vouloir me transmettre la version à jour concernant la copropriété située à [adresse], avec les annexes disponibles. Merci de préciser sa date de mise à jour et son emplacement éventuel sur l’extranet.

L’archivage de la demande, de la réponse et de la date de transmission facilite la continuité de gestion lors d’une vente, d’un contrôle ou du remplacement du syndic.