Gestion exploitation maintenance : définitions et mise en œuvre

La gestion, l'exploitation et la maintenance (GEM) désignent l'ensemble des processus qui pilotent un bâtiment ou un patrimoine immobilier pendant sa phase d'usage. Dans les bâtiments, elles assurent la continuité de service, la conformité, l’efficacité énergétique et la maîtrise des dépenses. Le BIM GEM structure les données issues de la maquette numérique, du DOE numérique et des outils opérationnels.

Gestion de l’exploitation et de la maintenance : définition

Comment distinguer les trois fonctions ?

La gestion exploitation maintenance répartit trois responsabilités complémentaires :

• La gestion fixe la stratégie patrimoniale, les budgets, les priorités et les indicateurs.
• L’exploitation couvre la conduite, la surveillance et les réglages quotidiens des installations.
• La maintenance maintient ou rétablit les équipements par des actions préventives ou correctives.

Cette distinction clarifie le passage entre détection, arbitrage, intervention et clôture. Elle précise aussi les responsabilités inscrites au contrat et facilite la comparaison des résultats entre sites.

Missions de l’exploitant d’un bâtiment

L’exploitant maintient les installations disponibles et adaptées aux usages. Ses missions principales consistent à :

• Conduire, surveiller et régler les équipements.
• Traiter les alarmes et organiser les contrôles.
• Qualifier les demandes et coordonner les intervenants.
• Actualiser les relevés et les comptes rendus.
• Alerter le gestionnaire sur les risques et les renouvellements nécessaires.

L’exploitation technique forme ainsi l’interface entre les usages, les équipements, le gestionnaire immobilier et les prestataires.

Quels sont les objectifs d’une démarche GEM ?

Cette démarche traduit la stratégie immobilière en objectifs mesurables :

• Assurer la continuité de service et la disponibilité des installations techniques.
• Garantir la sécurité, la conformité et la traçabilité.
• Préserver le confort des occupants et la qualité de service.
• Suivre l’efficacité énergétique des bâtiments.
• Maîtriser les coûts à l’échelle du patrimoine.
• Harmoniser les pratiques entre les sites et les territoires.

La conformité suppose d’organiser les preuves et le suivi associés au décret tertiaire, référencé à l’article L174-1 du Code de la construction et de l’habitation, ainsi que les déclarations sur la plateforme OPERAT. Elle couvre aussi le décret BACS, visé aux articles R175-1 et suivants du même code, et la mise à jour du DIUO prévue par l’article R4532-95 du Code du travail.

Les quatre types de maintenance

Les approches se combinent selon la criticité des équipements, les usages et les données disponibles. Les maintenances conditionnelle et prévisionnelle constituent des formes de maintenance préventive.

Le plan de maintenance associe gammes, périodicités, criticité, traçabilité des interventions, gestion des pièces et organisation de la sous-traitance.

Qu’est-ce qu’un plan GER ?

Le GER, ou gros entretien et renouvellement, est un plan pluriannuel qui programme la remise à niveau ou le remplacement des composants arrivant en fin de cycle. Le plan de GER hiérarchise les opérations, estime leurs coûts et prépare les provisions nécessaires.

Gestion de l’exploitation et de la maintenance par la donnée

De la maquette numérique aux données exploitables

Le BIM GEM vise la continuité des informations de la construction vers l’exploitation, du projet (conception) jusqu’à la phase d’usage. L’enjeu n’est pas d’avoir une maquette numérique “riche”, mais une maquette et une documentation exploitables par la gestion, l’exploitation et la maintenance, avec les bonnes données au bon format.

Les fonctionnalités clés attendues côté BIM exploitation se lisent comme des capacités opérationnelles au service de l’exploitation maintenance :

• Repérage des équipements et des espaces dans la maquette pour limiter les ambiguïtés entre sites et ouvrages.

• Localisation exploitable (zones, niveaux, pièces, repères) pour préparer une intervention et réduire les erreurs d’aiguillage.

• Accès aux attributs utiles à l’intervention (références, caractéristiques, documentation associée) pour sécuriser l’exécution.

• Lien entre objets de l’ouvrage et documents, dont le DOE numérique, afin de retrouver rapidement la bonne information.

• Recherche et filtrage par lots techniques, zones et typologies pour industrialiser le pilotage de la maintenance multi-sites.

• Traçabilité et historisation pour relier interventions, constats et évolution des équipements dans la durée.

Pour que ces usages restent efficaces, trois exigences structurantes doivent être tenues :

• Qualité et fiabilité des données : cohérence, unicité, capacité à retrouver l’information sans ambiguïté.

• Mise à jour : éviter une maquette inutilisable en exploitation faute de gouvernance après travaux et évolutions.

• Alignement avec les besoins : définir les usages attendus (interventions, traçabilité, performance) et les informations nécessaires dès le projet.

Le BIM GEM reste un outil de structuration au service du processus GEM ; il ne se confond pas avec l’ensemble des usages du BIM pour l’exploitation des bâtiments. Ces usages plus larges, notamment en facility management, relèvent d’un traitement dédié.

L’ISO 19650-3 fournit un cadre pour organiser la gestion des informations BIM pendant la phase d’exploitation.

Comment articuler la GEM et la GMAO ?

La GMAO, gestion de maintenance assistée par ordinateur, pilote les demandes, les ordres de travail, les gammes et les historiques. Le BIM apporte le contexte spatial et documentaire. La GTB, gestion technique du bâtiment, remonte les états et les mesures utiles à la conduite.

L’intégration suit trois étapes :

1. Identifier les équipements et les espaces avec des références communes.
2. Relier les objets BIM aux fiches équipements et aux documents.
3. Répercuter les changements issus des travaux et des interventions.

Comment gouverner l’information ?

La gouvernance définit qui crée, contrôle, valide et actualise chaque élément. Elle répartit les rôles entre le gestionnaire immobilier, l’exploitant, les prestataires et le responsable du référentiel BIM.

Des identifiants stables, des règles de nommage et des procédures de réception limitent les doublons, les pertes d’information et les écarts entre le modèle numérique et la réalité du site.

Comment structurer et échanger l’information ?

Les formats IFC et COBie facilitent le passage du modèle vers les logiciels opérationnels. Le premier structure les échanges entre systèmes. Le second organise les attributs utiles aux équipements, aux espaces et à la documentation.

Une classification commune doit permettre :

• De retrouver un équipement sans ambiguïté.
• De préparer une intervention avec le bon document.
• De consolider les historiques d’un patrimoine de bâtiments.
• De comparer des indicateurs homogènes.

Les référentiels incomplets, les systèmes isolés et les actualisations irrégulières se traitent par des contrôles de complétude, des interfaces documentées et des responsabilités formalisées.

Piloter l’organisation et les contrats

Le gestionnaire immobilier, en tant que donneur d'ordres, fixe les objectifs et arbitre les budgets. L’exploitant conduit les installations et qualifie les besoins. Le prestataire exécute les opérations prévues et documente leur réalisation.

Le facility management englobe le hard FM, centré sur les lots techniques, et le soft FM, consacré aux services associés aux occupants. Le property management organise la gestion courante de l’immeuble, tandis que l’asset management pilote la stratégie et la valeur du patrimoine.

La NF EN 15341 fournit un cadre pour les KPI de maintenance. Un tableau de bord peut notamment suivre :

• Les dépenses d’exploitation et la disponibilité.
• Les délais et le stock d’interventions en attente.
• La conformité et le taux de préventif réalisé.
• Le MTBF, temps moyen entre deux défaillances, et le MTTR, temps moyen de réparation.

Depanneo est un opérateur multitechnique actif depuis environ 10 ans, appuyé sur un réseau national d’environ 1 700 techniciens couvrant la France.

Contrats P1 à P4 et CPE

Les postes P1 à P4 répartissent l’énergie, la conduite, l’entretien, le renouvellement et le financement éventuel des travaux.

Un CPE, contrat de performance énergétique, engage le titulaire sur une amélioration garantie de l'efficacité énergétique, mesurée et vérifiée. Son périmètre doit rester cohérent avec les responsabilités prévues par les autres postes.

Comment déployer la gestion de l’exploitation et de la maintenance ?

Le déploiement d’un dispositif de gestion exploitation maintenance suit cinq étapes :

1. Auditer les équipements, les documents et les pratiques.
2. Définir les usages, le modèle d’information et la gouvernance.
3. Choisir les outils et préparer leur intégration.
4. Lancer un projet pilote et corriger les écarts.
5. Étendre le dispositif et suivre les résultats.

Les postes de dépense concernent les logiciels, les interfaces, la saisie initiale, les formations et l’accompagnement du projet. Le retour sur investissement s’apprécie au regard des délais d’intervention, des incidents récurrents, de la disponibilité, des consommations et de la qualité des historiques. Un inventaire contrôlé, des référentiels communs et un pilote accompagné réduisent les principaux freins au déploiement.